自建邮局和群发软件都是在网络时代提供邮件服务的工具，但它们在功能、使用方式和适用场景等方面存在明显的区别。
首先，自建邮局是指建立在自己的服务器上，通过自己的域名来提供邮件服务的一种工具。用户可以自己搭建邮局的服务器，将自己的域名与邮件服务器绑定，从而实现自己的邮件服务。自建邮局具有完全独立的邮件系统和邮件数据库，可以满足用户对安全性和隐私的要求。同时，自建邮局能够提供更加个性化的邮件地址，使用户在邮件发送和接收方面更加自由和方便。然而，自建邮局的搭建和维护相对较为复杂，需要具备一定的技术和资源投入，不适合没有相关经验和条件的个人或小型组织使用。
相反，群发软件是一种通过计算机程序实现自动批量发送邮件的工具。群发软件的功能相对单一，主要用于发送大量邮件，如广告、促销、信息通知等。用户只需准备好邮件内容以及收件人列表，并设置好相关参数，群发软件即可自动完成邮件发送的工作，大大提高了效率和便利性。群发软件通常提供一些封装好的邮件模板和收件人管理功能，能够快速进行邮件发送和统计。然而，由于群发软件存在滥发垃圾邮件的风险，因此有些邮件系统会将群发软件的发送邮件当作垃圾邮件进行拦截。
自建邮局与群发软件在使用方式上也存在明显的区别。自建邮局需要用户拥有自己的服务器和域名，并进行邮件服务器的搭建和配置，相对较为复杂。用户需要具备一定的技术知识和相关资源，才能够顺利完成自建邮局的搭建和运行。而群发软件则更加简单易用，用户只需要下载相关软件，并进行简单设置，即可进行大量邮件的发送。群发软件通常提供图形界面操作，用户只需要通过简单的鼠标点击和填写，即可轻松完成邮件的发送工作。
自建邮局和群发软件还存在适用场景的不同。自建邮局适用于一些对邮件安全性和隐私要求较高的用户，如大型企业、政府机构等。自建邮局能够提供独立的、安全的邮件服务，满足用户对数据安全和信息私密性的需求。而群发软件适用于一些需要进行批量邮件发送的活动，如企业的推广、市场活动宣传等。群发软件能够快速、高效地发送大量邮件，提高工作效率，节省人力资源。
综上所述，自建邮局和群发软件在功能、使用方式和适用场景等方面有明显的区别。自建邮局适用于对邮件安全性和隐私要求较高的用户，拥有一定的技术和资源投入；而群发软件更加简单易用，适用于需要批量发送邮件的活动，提高工作效率。用户在选择使用工具时，应根据自己的需求和条件选择合适的邮件服务工具。